OptimTaskEl trabajo tiene valor. Hazlo visible.
Conoce cuánto te cuesta de verdad cada cliente y optimiza el tiempo de tu equipo. OptimTask cruza lo que pactas en los contratos, las horas, los gastos y lo que facturas, y te dice qué clientes, servicios y personas te dan margen… y cuáles te lo quitan.
30 días gratis, sin tarjeta para empezar. Precios sin IVA.
Facturas, trabajas… ¿y ganas?
La mayoría de organizaciones sabe cuánto factura, pero no cuánto le cuesta atender a cada cliente. Y ahí es donde se escapa el margen.
| Cliente | Facturado | Coste real | Margen |
|---|---|---|---|
| Cliente A | 3.000 € | 2.100 € | +900 € |
| Cliente B | 1.800 € | 2.050 € | −250 € |
| Cliente C | 950 € | 420 € | +530 € |
| Cliente D | 2.400 € | 2.980 € | −580 € |
| Total | 8.150 € | 7.550 € | +600 € |
Ejemplo ilustrativo de un mes en una organización de ocho personas: el total parece sano, pero dos de los cuatro clientes cuestan dinero.
El cliente «pequeño» que te come las horas
Paga 100 € al mes y consume el trabajo de uno de 300. Si no lo mides, no lo ves.
Trabajo que no está en el contrato
Reuniones, altas y bajas de más, consultas… se hace, no se cobra y nadie lo apunta.
Las tarifas que se quedaron antiguas
Llevas años sin subir la cuota y tu coste por hora sí ha subido. Con datos, la conversación de precio es otra.
Lo que ya registras trabaja a tu favor.
Cada contrato, cada hora y cada gasto, cruzados con lo demás, te dicen dónde subir precios, qué contratos ajustar y a qué clientes cuidar.
Cuatro pasos y ves tu primera rentabilidad
Una guía dentro de la aplicación te lleva de la mano. No hace falta tenerlo todo perfecto para empezar.
Tu equipo y su coste
Coste anual y horas anuales de cada persona: OptimTask calcula lo que cuesta cada hora trabajada.
Lo que haces
Tu catálogo de actividades con su tiempo estándar y su precio, y los servicios que las agrupan.
Para quién y a qué precio
Tus clientes y sus contratos: qué servicios reciben, cuánto pagan y cada cuánto.
Registra y mira
Tu equipo apunta el tiempo (o lo carga en lote en las tareas recurrentes) y los informes hacen el resto.
Todo lo que necesitas para decidir con datos
Informes que se explican solos, calculados sobre los últimos 12 meses para que el resultado no dependa del mes en que lo mires.
Un recorrido de menos de un minuto por la aplicación, con la empresa de demostración.
Rentabilidad por cliente, servicio, expediente y persona
Precio pactado (o lo realmente facturado), coste real del tiempo y gastos. Detecta de un vistazo dónde ganas y dónde pierdes, y pincha para ver el porqué.
- Margen real tras gastos y diferencia con lo que valdría a tu tarifa.
- Avisos de exceso de unidades o de tiempo sobre lo contratado.
- Exporta a Excel y PDF.
Panel de tu actividad y de tu equipo
Horas, ocupación del equipo, lo que vale ese trabajo a tu tarifa, su coste y el margen, de la empresa, de cada departamento o de cada persona. Y qué actividades te dejan más margen y cuáles menos.
Presupuesta antes de proponer
Monta la propuesta como un contrato en borrador: eliges los servicios y cada cuánto. OptimTask calcula, con tu coste real por hora, la cuota que cubre el margen que quieres. Llegas a la reunión sabiendo tu precio mínimo, y el borrador no cuenta en ningún informe hasta que lo activas. Después, programa las subidas de precio con fecha.
Campañas: lo recurrente, en lote
Nóminas, IVA, contabilidad… Ves qué toca este periodo y qué se quedó atrás, y registras decenas de clientes con un clic, con su tiempo estándar.
Bitácora de horas
En minutos o por unidades, con calendario por persona y del equipo.
Expedientes
Un asunto concreto de un cliente, con su numeración, horas, gastos y margen.
Gastos
Viajes, hoteles… imputados al cliente y al expediente: bajan su margen.
Avisos de jornada
Te avisa de los días con muchas más horas de lo normal, o con casi ninguna, para que los revises o los justifiques.
Facturas importadas
Trae las facturas de tu contabilidad por Excel y asígnalas a contratos. OptimTask no emite facturas.
Importación y exportación
Carga masiva de clientes y contratos desde Excel, y exportación completa de tus datos cuando quieras.
Permisos y seguridad
Roles a medida, doble factor, datos separados por empresa y registro de auditoría.
Conectores Próximamente
API, WhatsApp e inteligencia artificial para registrar y consultar sin abrir la aplicación.
Para quien vende el tiempo de su equipo
Si tu equipo dedica horas a clientes, proyectos o expedientes y quieres saber qué vale ese tiempo, OptimTask es para ti. Cada organización define sus propios servicios, tipos de cliente y tarifas: no hay plantillas de sector que te encorseten.
Un plan, un precio claro
Una cuota fija por empresa y otra por cada persona que usa OptimTask. Pagas por usuarios activos: si desactivas a alguien, deja de contar el mes siguiente.
- Todas las funciones, sin módulos de pago
- 30 días de prueba gratuita
- Tus datos, siempre exportables
- Las mejoras de la aplicación, incluidas a medida que lleguen
Precios sin IVA.
Sin IVA. Con 5 personas: 80 € al mes.
Preguntas frecuentes
¿OptimTask emite facturas?
No. OptimTask mide rentabilidad. Si quieres usar lo realmente facturado, importas las facturas de tu programa de contabilidad por Excel; si no, trabaja con lo pactado en los contratos.
¿Qué es un «usuario activo»?
Una persona de tu empresa con acceso que ya ha entrado alguna vez (una invitación sin aceptar no cuenta). Si desactivas a alguien, deja de contar a partir del mes siguiente; ese mes cuenta si llegó a usar OptimTask. Cada persona cuenta una vez al mes. El equipo de OptimTask que te da soporte no cuenta.
¿Qué pasa cuando acaba la prueba?
Si has añadido una tarjeta, tu suscripción sigue activa sin cortes, y ese mes solo pagas los días desde el fin de la prueba. Si no, tu empresa pasa a solo lectura durante 15 días: puedes consultar y exportar todo, pero no registrar. Después se suspende el acceso. Tus datos no se borran por pasar a solo lectura ni al suspenderse, y puedes exportarlos en cualquier momento. Si das de baja el servicio, los guardamos 90 días para que te los lleves y después se suprimen.
¿Cómo se paga?
Con tarjeta, desde la propia aplicación, en la página segura de Stripe: OptimTask no ve ni guarda los datos de tu tarjeta. Se cobra el último día de cada mes y la factura te llega por correo. El IVA se añade en la factura cuando corresponde (por ejemplo, las empresas de Canarias, Ceuta y Melilla no llevan IVA). Si un cobro falla, se reintenta durante unos días sin cortarte el servicio; si al final no se puede cobrar, tu empresa pasa a solo lectura hasta que se pague, y entonces vuelve al momento.
¿Hay permanencia? ¿Cómo me doy de baja?
No hay permanencia. Puedes darte de baja cuando quieras escribiéndonos: la baja se hace efectiva al final de ese mes, que es el último que se cobra. Antes, o en los 90 días siguientes, puedes exportar todos tus datos.
¿Necesito tener la contabilidad conectada?
No. Con tus contratos y las horas ya ves una rentabilidad estimada. Importar facturas la afina con lo que de verdad has cobrado.
¿Sirve para mi sector?
Si el tiempo de tu equipo es lo que vendes, o lo que inviertes en cada cliente o proyecto, sí. Tú defines tus servicios, sus tiempos estándar y tus tarifas, sin plantillas de sector.
¿Cuánto tarda en ponerse en marcha?
Puedes ver tu primera rentabilidad el mismo día con un cliente, un contrato y unas horas. Importar tus clientes desde Excel acelera el resto, y la propia aplicación incluye una academia con guías y glosario.
¿Están seguros mis datos?
Los datos de cada empresa están separados de los demás, hay roles y permisos por persona, doble factor opcional y registro de auditoría de los cambios. Los servidores están en España (UE) y cada día se hace una copia de seguridad, que también se guarda cifrada fuera del servidor. Más detalle en la política de privacidad.
Conoce qué clientes te dan margen y optimiza tu tiempo
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