OptimTaskPolítica de privacidad
Última actualización: 13 de octubre de 2026
Esta política explica cómo trata los datos personales PON SOLUCIONES EMPRESARIALES, S.L. en relación con el sitio web y el servicio OptimTask, de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Distingue dos situaciones, porque nuestro papel es distinto en cada una.
1. Quién es quién
| Situación | Nuestro papel |
|---|---|
| Visitas al sitio web, consultas y solicitudes de prueba, y datos de las personas y empresas que contratan OptimTask (administradores, facturación) | Responsable del tratamiento |
| Los datos que tu empresa introduce en OptimTask: sus clientes, contactos, contratos, horas, gastos, equipo, etc. | Encargado del tratamiento (tu empresa es la responsable) |
Responsable / encargado: PON SOLUCIONES EMPRESARIALES, S.L., CIF B26784108, Calle del Convento Santa Clara, 1, 2.º, 3.ª, 46002 Valencia (España). Contacto para cualquier cuestión de privacidad: hola@ponsoluciones.com. No hemos designado delegado de protección de datos por no concurrir los supuestos del artículo 37 del RGPD.
2. Cuando somos responsables
| Finalidad | Datos | Base jurídica | Conservación |
|---|---|---|---|
| Atender consultas y solicitudes de alta enviadas por el formulario de la web, por correo o por teléfono, y valorar si se aprueban | Nombre, correo, teléfono, empresa, NIF, dirección, idioma, número de personas previsto y el contenido del mensaje; como prueba de la aceptación de la política de privacidad y de las condiciones: fecha y hora, versión de los textos, dirección IP y navegador | Medidas precontractuales a petición tuya (art. 6.1.b RGPD) e interés legítimo en acreditar la aceptación (art. 6.1.f) | Si la solicitud se aprueba, pasa a formar parte de la relación contractual (ver más abajo). Las solicitudes rechazadas o sin confirmar se eliminan como máximo a los 12 meses |
| Alta, prestación y facturación del servicio contratado | Datos identificativos y de contacto de la empresa y de sus administradores, datos de facturación, uso del servicio | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) y obligaciones legales fiscales y contables (art. 6.1.c) | Durante la relación contractual y, después, los plazos legales (en general, 6 años para la documentación mercantil y contable) |
| Seguridad del servicio, prevención del fraude y registros técnicos (accesos, errores) | Dirección IP, fecha y hora, acciones registradas en la auditoría | Interés legítimo en la seguridad de los sistemas (art. 6.1.f) | Plazos limitados y proporcionados a la finalidad |
| Comunicaciones sobre el servicio (invitaciones, recuperación de contraseña, avisos de la suscripción) | Nombre y correo | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) | Mientras exista la cuenta |
No usamos los datos para tomar decisiones automatizadas con efectos jurídicos ni elaboramos perfiles comerciales. No enviaremos comunicaciones comerciales sin tu consentimiento previo.
3. Cuando somos encargados del tratamiento
Tu empresa decide qué datos introduce en OptimTask y para qué; nosotros los tratamos únicamente por cuenta y siguiendo las instrucciones de tu empresa, para prestarle el servicio. Los términos del encargo (artículo 28 RGPD) forman parte de las Condiciones del servicio e incluyen, en síntesis:
- Tratamiento solo según instrucciones documentadas y para la prestación del servicio.
- Deber de confidencialidad de las personas con acceso a los datos.
- Medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas (ver apartado 6).
- Autorización para recurrir a subencargados (ver apartado 4) y obligación de imponerles las mismas garantías.
- Asistencia a tu empresa para atender los derechos de las personas afectadas y las obligaciones de seguridad y notificación de brechas.
- Al terminar el servicio, devolución de los datos (exportación completa) y posterior supresión, salvo obligación legal de conservarlos.
- Puesta a disposición de la información necesaria para demostrar el cumplimiento.
Si eres cliente final o empleado de una empresa que usa OptimTask y quieres ejercer tus derechos sobre tus datos, debes dirigirte a esa empresa, que es la responsable. Si nos escribes a nosotros, te reenviaremos la solicitud o te indicaremos cómo hacerlo.
4. Destinatarios y subencargados
- Infraestructura y alojamiento: IONOS SE (centro de datos en España).
- Envío de correo transaccional (invitaciones, recuperación de contraseña): proveedor de servicios de correo contratado por PON SOLUCIONES EMPRESARIALES, S.L..
- Administraciones públicas y autoridades, cuando exista obligación legal.
No vendemos datos ni los cedemos a terceros con fines propios de estos. Si incorporamos nuevos proveedores (por ejemplo, de pago o de inteligencia artificial), lo comunicaremos y actualizaremos esta política.
5. Transferencias internacionales
No está prevista ninguna transferencia de datos fuera del Espacio Económico Europeo. Si en el futuro un proveedor la implicara, se hará con las garantías del capítulo V del RGPD (decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo) y se informará previamente.
6. Medidas de seguridad
- Separación lógica de los datos de cada empresa, comprobada con pruebas automáticas.
- Control de acceso por roles y permisos, con doble factor de autenticación opcional.
- Comunicaciones cifradas (HTTPS) y contraseñas almacenadas con función de resumen irreversible.
- Registro de auditoría de los cambios, copias de seguridad periódicas y exportación completa de los datos por la empresa cliente.
- Acceso a la base de datos con un usuario de permisos limitados.
7. Tus derechos
Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, y retirar el consentimiento en cualquier momento, escribiendo a hola@ponsoluciones.com e indicando el derecho que ejerces y un medio para identificarte (copia de DNI, NIE o pasaporte, o un medio equivalente). Responderemos en el plazo de un mes.
Si consideras que no hemos tratado tus datos conforme a la normativa, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
8. Menores
El servicio está dirigido a empresas y profesionales. No tratamos intencionadamente datos de menores de edad.
9. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales o del servicio. La fecha de la última actualización figura al inicio. Los cambios relevantes se comunicarán por los canales habituales.